Ospite in più nel tuo B&B: Cosa fare?
Gestire una struttura extralberghiera, come un b&b o una casa vacanze, comporta la risoluzione di numerose sfide. Una delle più comuni è l’arrivo di un ospite in più, non dichiarato al momento della prenotazione.
Questa situazione, pur essendo frequente, può generare una serie di problemi, sia economici che logistici. Un approccio proattivo e una buona preparazione possono fare la differenza.
È fondamentale che i gestori siano a conoscenza delle procedure corrette per affrontare tali scenari.
Capire il problema e i suoi rischi
L’aggiunta di una persona non registrata può sembrare un dettaglio insignificante, ma le implicazioni sono significative. Innanzitutto, c’è un problema di natura economica. La tariffa pattuita si basa sul numero di ospiti.
Un’aggiunta non dichiarata comporta una perdita di guadagno potenziale.
In secondo luogo, ci sono rischi legali e di sicurezza. La legge italiana, e in particolare il Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS), impone l’obbligo di comunicare le generalità di tutti gli alloggiati alle autorità competenti tramite il portale Alloggiati Web, sul quale, quindi va anche registrato l’ ospite in più.
La situazione non crea alcun problema soltanto se non si supera la capienza ufficiale in struttura.
La mancata registrazione di un ospite può portare a sanzioni amministrative, e in casi gravi, anche a conseguenze penali. La sicurezza dell’intera struttura e degli altri ospiti può essere compromessa, poiché non si conoscono le identità di tutte le persone presenti.
Inoltre ricorda di incassare la tassa di soggiorno.
L’importanza di una comunicazione chiara
La prima linea di difesa contro questo imprevisto è una comunicazione trasparente sin dal principio. È essenziale che le regole della casa siano chiare e visibili in ogni fase del processo di prenotazione. Specificare esplicitamente che il prezzo si riferisce al numero di ospiti dichiarati e che qualsiasi persona aggiuntiva deve essere comunicata e registrata, è cruciale.
Questa informazione può essere inclusa nella descrizione della struttura, nelle e-mail di conferma e persino in un avviso ben visibile all’interno della stanza.
Un’altra strategia utile è la predisposizione di un contratto di locazione breve o un regolamento interno che gli ospiti firmano al loro arrivo. Questo documento può includere clausole specifiche riguardo agli ospiti aggiuntivi, rendendo le regole vincolanti e facilmente applicabili.
L’approccio corretto: diplomazia e fermezza
Quando ci si trova di fronte alla situazione, la prima reazione non deve essere aggressiva. Un approccio diplomatico e professionale è sempre la scelta migliore.
I gestori devono affrontare la questione con calma, spiegando le motivazioni dietro le regole. Spesso l’ospite non è consapevole delle implicazioni legali e della necessità di registrazione. Pertanto, è fondamentale che i gestori spieghino che la richiesta non è una questione di capriccio, ma di adempimento di obblighi di legge.
Se l’ospite riconosce l’errore, si può procedere con l’addebito della tariffa extra. È bene avere un tariffario per gli ospiti aggiuntivi ben definito e comunicarlo chiaramente. Il prezzo deve essere congruo e può essere un supplemento fisso o una percentuale sul costo totale.
Misure da adottare in caso di mancata collaborazione
Se l’ospite si rifiuta di pagare il supplemento o di fornire i dati della persona aggiuntiva, il gestore ha il diritto di applicare le conseguenze previste nel proprio regolamento.
Il contratto firmato all’inizio del soggiorno dà la facoltà di richiedere il pagamento o, in casi estremi, di terminare la prenotazione. I gestori possono richiedere all’ospite aggiuntivo di lasciare la struttura.
Una buona preparazione e un approccio professionale possono trasformare un potenziale problema in un’opportunità per dimostrare la serietà e l’efficienza della propria attività.
Per avere un quadro più chiaro nel caso si presenti una situazione simile, potete consultare la sezione FAQ sul sito ufficiale del Portale Alloggiati Web della Polizia di Stato, che offre risposte dettagliate in merito a questo e altri adempimenti.
La nostra associazione è al fianco dei gestori di attività extralberghiere.
Iscriviti ad AGGE, Associazione Gruppo Gestori Extralberghieri e sarai sempre aggiornato sulle ultime novità del settore extralberghiero, avrai l’ opportunità di partecipare a webinar gratuiti con contenuti interessanti per la tua attività e riceverai i vantaggi riservati ai soci.
